Auf deiner Liste steht ein Punkt, der da schon länger steht. Wissen ordentlich strukturieren. Er stand letztes Jahr drauf. Vermutlich auch im Jahr davor.
Erledigt ist er nicht.
Das liegt nicht an der Technik. Die war 2024 schon gut genug. Es liegt daran, dass niemand weiß, wann so ein Vorhaben fertig ist. Und was kein Ende hat, bekommt keinen Anfang.
Also wartest du. Auf das richtige Werkzeug. Auf ruhigere Wochen. Auf die Kollegin, die im Herbst mehr Zeit hat. Die zwei Jahre vergehen in der Zwischenzeit von selbst.
Der Denkfehler steckt in der Frage. Wer fragt, wann das Wissenssystem fertig ist, bekommt keine Antwort, denn fertig wird es nie. Ein Unternehmen, das aufhört, Wissen zu erzeugen, hat andere Probleme. Die brauchbare Frage lautet anders: Ab wann arbeitet es?
Darauf gibt es eine Antwort, und sie hat ein Datum.
Was nach 30 Tagen steht
Ein Repository beim Kunden, unter seiner Hoheit. Mindestens 15 Einträge in mindestens 3 Kategorien. Der Geschäftsführer öffnet einen davon und sagt, wofür er ihn braucht.
Das ist kein spektakulärer Zustand. Es ist der erste, an dem etwas existiert, das vorher nur in Köpfen lag.
Der Aufwand auf Kundenseite dafür: 20 bis 30 Minuten pro Arbeitstag. Kein Schreiben, kein Formatieren. Reden und gegenlesen.
Was nach 60 Tagen steht
Der Kunde führt einen neuen Eingang selbst durch das Prüfverfahren. Er braucht mich nicht mehr für jede Aufnahme.
Messbar wird das an 5 selbständig verarbeiteten Eingängen. Nicht an einem Gefühl von Fortschritt, nicht an einem Statusbericht. An 5 Stück, die vorliegen oder eben nicht.
Das ist der Punkt, an dem die meisten Projekte dieser Art kippen, weil sie ihn nie erreichen. Das System läuft weiter, solange der Externe da ist, und stirbt in dem Moment, in dem er geht.
Was nach 90 Tagen steht
Ein schriftlich dokumentierter Ablauf: wer pflegt ein, was kommt heraus, wer entscheidet bei Widersprüchen. Dazu mindestens eine nachweisbare Nutzung. Eine Situation, in der jemand im Wiki nachgesehen und danach gehandelt hat.
Eine. Nicht hundert. Der Unterschied zwischen null und eins ist der einzige, der in diesem Geschäft zählt.
Der Tag, den niemand einplant
Tag 1 beginnt nicht am ersten Tag.
Davor liegt eine Sitzung von 60 Minuten, in der eine technische Schutzschicht auf dem Rechner des Wiki-Verantwortlichen installiert wird. Ein Prüf-Hook, der vor jedem Werkzeugaufruf des Agenten läuft und hart abbricht, sobald ein bekanntes Zugangsdaten-Muster getroffen wird.
Danach zwei Tests. Einer, bei dem ein harmloser Befehl durchgelassen wird. Einer, bei dem ein Zugriff auf Zugangsdaten abgebrochen wird, mit Protokoll. Beide werden dokumentiert und von beiden Seiten unterschrieben.
Erst am Tag danach zählt Tag 1.
Das klingt nach Bürokratie. Es ist der Unterschied zwischen einem Agenten, der in deinem Unternehmen arbeitet, und einem, der in deinem Unternehmen herumläuft.
Woran es scheitert, wenn es scheitert
Nicht an der Technik. In den Abbruchkriterien steht, was tatsächlich passiert:
Kein Rohmaterial nach 3 Anfragen. Zeitinvestition unter 10 Minuten pro Arbeitstag. Ton und Sprache stimmen nach 2 Korrekturschleifen nicht. Kein Zugang zur Versionsverwaltung und keine Bereitschaft, einen einzurichten.
Vier Gründe, drei davon heißen: Es war nicht wichtig genug.
Das ist unangenehm zu lesen und deshalb steht es hier. Ein Wissenssystem baut niemand nebenbei. 20 Minuten am Tag sind wenig, aber sie sind nicht null, und genau an dieser Differenz entscheidet sich der ganze Vorgang.
Warum 90 Tage und nicht 30
Weil 30 Tage reichen, um etwas aufzubauen, aber nicht, um es zu übergeben.
Nach 30 Tagen hast du Einträge. Nach 60 kannst du selbst welche erzeugen. Nach 90 läuft es ohne mich. Wer die zweite und dritte Stufe streicht, kauft sich eine Abhängigkeit und nennt sie Projekt.
Was das mit deiner Liste macht
Der Punkt verschwindet nicht von selbst. Er steht nächstes Jahr wieder da, mit derselben Formulierung und einem Jahr mehr Rückstand.
Du musst dafür heute keine Entscheidung über ein System treffen. Du musst nur eine Frage beantworten:
Wessen Wissen in deinem Unternehmen wäre am Montag ein Problem, wenn es am Freitag kündigt?
Wenn dir dazu ein Name einfällt, hast du deinen Anfang. Wenn dir mehrere einfallen, hast du eine Reihenfolge.
Das ist der erste Beitrag einer neuen Reihe. In den nächsten Wochen nehme ich die Stellen auseinander, an denen Wissenssysteme im Mittelstand tatsächlich brechen. Nicht die theoretischen. Die, die ich bei Kunden gesehen habe.
Wenn du den Namen schon im Kopf hast und wissen willst, was in 90 Tagen daraus wird: 30 Minuten, kein Pitch, ein klarer nächster Schritt.
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Detlef M. Korus®, KONTAKTBESCHLEUNIGER®